A implantação de ERP é um momento sensível na organização

Se você é gestor ou gestora de uma empresa que se reporta a uma matriz internacional e está iniciando ou ampliando a operação no Brasil, deve estar passando pelo momento da escolha da implantação de ERP e nós sabemos que esse é um momento que representa muitos desafios para a sua organização.

Fique calmo, você não é o único a passar por essa situação, até porque são várias as decisões que precisam ser tomadas antes que ocorra a implantação por completo, como: qual ERP instalar? Quais os objetivos estratégicos? Ele atende as necessidades internacionais de compliance? É um sistema de fácil adoção para os colaboradores?

Se ficarmos mais um pouco pensando nisso, teremos uma lista gigantesca de perguntas, mas necessária de serem respondidas para que seja possível enxergar em detalhes a verdade da situação empresarial da sua organização para que o projeto de sistema de gestão ocorra de maneira assertiva. Nós levantamos os principais pontos de implantação de ERP que são sensíveis para o sucesso do projeto, confira a seguir:

Qual sistema de ERP utilizar na sua operação?

Essa é uma das perguntas mais importantes e essenciais para implantação de um sistema de gestão. São inúmeras as variáveis envolvidas para encontrar a sua resposta. Isso acontece devido a fatores como modelo de software, seu nível de atendimento fiscal, contábil, financeiro, bem como nível de compliance oferecido; quais os módulos disponíveis para amparar as áreas operacionais da empresa; se pode ser implantado em cloud ou on-premise etc.

E como você, gestor ou gestora fará a escolha certa sobre esse ponto? É preciso analisar o funcionamento da estrutura e capacidade da sua operação. Se pensar em uma empresa que não é bem atendida pelo fornecimento de internet, usar um ERP que trabalha em um sistema em nuvem pode acarretar problemas, como dificuldades no processamento e acessos aos dados, o que acaba afetando diretamente a produtividade e esbarra na competitividade da sua empresa dentro do mercado em que ela está inserida.

A complexidade da sua operação também deve pesar na hora da escolha de qual sistema de gestão pode atender a sua empresa. Assim, o risco de ter que migrar para outra ferramenta após pouco tempo de funcionamento é menor. Analise junto à equipe dedicada o roadmap estratégico para entender se todas as ações serão comportadas pelo software de gestão.

Pensando nisso, implantar uma tecnologia que seja familiar fará a total diferença para a adoção do ERP pelos colaboradores da empresa. Por exemplo, um ERP que possua as mesmas premissas de utilização do Microsoft Office, proporcionará a eles a sensação de que estão utilizando algo conhecido, incentivando que se tornem usuários cada vez mais intensos do nosso sistema.

Outra recomendação que não deve em nenhum momento passar despercebida, é a utilização de um ERP internacional que atenda às necessidades da unidade operante no Brasil e da matriz no exterior, levando sempre em consideração questões de compliance, fiscais, tributárias e contábeis. Para essa decisão você como gestor necessita ficar atento a quesitos que não dificultem a sua operação. Nós falamos com detalhes sobre esse ponto em um outro conteúdo, recomendamos que faça essa leitura para ter uma visão 360 de toda implementação.

Um outro ponto que deve ser considerado durante essa escolha é número de usuários que estarão à frente da gestão desse sistema de ERP. Além do mais, é preciso analisar o quanto é necessário um sistema de gestão escalável e para qual tipo de cliente essa solução será usada.

Conheça os 4 pilares de implantação de um ERP internacional

Além do ponto inicial que comentamos acima, existem 4 pilares que servirão de sustentação para que o seu projeto de implementação de um sistema de gestão internacional aconteça sem erros e rode alinhado com os objetivos estratégicos de crescimento da sua empresa. Vamos ao primeiro ponto.

Nós da Prime IT somos reconhecidos pela nossa seriedade e compromisso na entrega de projetos de implantação de ERP, principalmente para organizações que atuam internacionalmente. Isso nos permitiu desenvolver métodos e frameworks de implementação de sistemas de gestão. Dado esses fatos, quando falamos sobre os levantamentos de necessidades e identificações existem quatro pontos cruciais para implantação. São eles:

• Software (sistema);
• Processos de negócios;
• Estrutura organizacional;
• Pessoas.

1º pilar: o software alinhado ao plano estratégico

Quando falamos da implantação de ERP internacional é imprescindível levar em consideração a estratégia da organização diante do seguinte ponto de vista: qual é necessidade atual da sua organização?

Além disso, o sistema de gestão precisa estar apto para comportar a sua operação no Brasil, por isso é necessário que se analise qual é o roadmap de crescimento para entender qual será a melhor ferramenta para acompanhar toda essa evolução estratégica que foi traçada para a concretização das transações e operações.

Aqui também é válido e essencial identificar as expansões dentro do roadmap. Análise se esse ERP necessitará de adesão de outros países e outras regiões do Brasil. Sim, é preciso mapear quais são esses países e regiões, pois há variações de questões de compliance. Além do mais, a identificação de qual tipo de tecnologia pode ser usada nessas outras bases (cloud ou on-premisse) para garantir o funcionamento desse sistema em outros países.

É fundamental constatar se esse ERP tem continuidade. Para isso, é importante verificar qual é o fornecedor e se a versão contratada possui roadmap para que você não tenha em mãos um sistema que possa ser descontinuado em algum momento e seja necessária uma migração para outra ferramenta.

2º pilar: identifique os principais processos que precisam estar dentro do sistema de gestão

Para que você possa detectar quais são os principais processos que não podem faltar na implantação de ERP é essencial que responda a seguinte pergunta: a sua operação não roda sem o quê?

Isso é importante para que haja reconhecimento sobre a prioridade de investimento, pois a partir do momento que você possui essa visão é possível priorizar todos os módulos a serem implantados em uma primeira estância e assim sucessivamente.

Mas por que não realizar a implementação do sistema de gestão de uma única vez? Em muitos projetos existe um processo de maturidade e para que ele não fique “engessado” a inserção de prioridades torna o projeto muito mais assertivo.

Então pense: O que eu preciso? Como eu preciso? E qual é a minha prioridade?

3º Pilar: a estrutura organizacional precisa estar ligada ao processo

Esse ponto é essencial após os dois últimos que comentamos, isso porque é fundamental ter pessoas e conhecimentos para implantar tudo o que já foi definido para o projeto de ERP internacional.

Por exemplo, a equipe dedicada define quais serão os módulos dentro do sistema de gestão e vamos supor que um deles seja voltado para a logística da sua operação. De nada irá adiantar contar com esse módulo dentro do software se não existe um colaborador apto para operacionalizá-lo.

E esse pilar não afeta somente os colaboradores, mas também a definição dos processos. Pois, para que haja a implantação produtiva de um ERP, a sua organização precisa primeiro ter os métodos definidos.

Caso sua empresa ainda não tenha os principais processos definidos ou entendem que esses processos merecem uma revisão ou atualização, a contratação de um ERP e uma consultoria de implantação alinhados com os objetivos estratégicos da empresa se faz ainda mais necessária.

Isso porque um bom sistema de gestão empresarial em conjunto com uma consultoria de implantação experiente na construção de processos de negócios, proporcionarão uma revisão importante e agregarão muito à sua empresa, entregando práticas consistentes. 

4º pilar: a implantação de ERP internacional precisa de uma equipe legítima de decisão

Contar com uma equipe legítima é necessário desde o início para que aconteça o mapeamento conjunto dos objetivos e roadmap estratégico.

Como 80% dos projetos de sistema de gestão é comportamental e isso está diretamente ligado ao humano, não há possibilidade de rodar um planejamento sem que pessoas estejam envolvidas nesta construção.

Outro papel essencial que a equipe legítima se encarrega é trazer a cultura da empresa para implementação, por exemplo, se os colaboradores estão acostumados a uma gestão no papel eles terão que passar por um processo de adaptação e em alguns casos até mesmo um treinamento para operacionalizar a ferramenta.

Um método diferenciado para implantação de ERP

Os nossos pilares de implantação de ERP internacional e metodologia são baseados no nosso compromisso: “Make it Happen”, esse fazer acontecer está enraizado na cultura da Prime IT.

Aqui contamos com os pilares de mudanças (Change Management) para ajudar o cliente a conquistar essa transformação. Os pilares são: capacitação, gerenciamento de envolvidos, gerenciamento de comunicação e desenvolvimento de equipe do cliente.

Quando falamos de capacitação nos referimos ao ato de fazer transferência de conhecimento ao nosso cliente, pois entendemos que você somente gosta daquilo que conhece. Desta maneira é possível que haja uma melhor compreensão de todos os detalhes que cercam um processo de implantação. Assim, você como nosso cliente conseguirá conquistar a sua independência de usabilidade da ferramenta.

No gerenciamento dos envolvidos entendemos que o processo de implantação de ERP possui uma alta complexidade na gestão de quem faz parte do projeto. Aqui não estamos falando apenas do usuário, mas toda a organização que faz parte da operação (clientes, fornecedores e parceiros também estão envolvidos).

No gerenciamento da comunicação, entendemos que isso se trata de um projeto virtual que, se comparado ao físico, se torna menos tangível. Por isso, é fundamental fazer a comunicação dessa implantação de ERP internacional.

No desenvolvimento de equipe é necessário um time legítimo de defesa que possui conhecimento e perenidade para dar andamento e continuidade a todo o processo do sistema de gestão. Essa pessoa ou time será responsável por ser o multiplicador e defensor do sistema dentro da sua organização para que a ferramenta seja amplamente utilizada.

Quer entender mais sobre o assunto? Venha conversar conosco!